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論如何加強文秘工作與文書檔案管理工作一體化

時間：2024-08-15 17:53:16 95

[摘要]隨著信息技術(shù)日新月異的發(fā)展，越來越多的工作開始向著信息自動化管理的模式發(fā)展。當(dāng)前，文秘工作和文書檔案的管理工作也逐漸向著這個趨勢發(fā)展。在這種形勢下，對文秘工作及文書檔案管理工作提出了更嚴(yán)格的要求。加強文秘工作與文書檔案管理工作一體化是提高這兩者工作效率的關(guān)鍵。

[關(guān)鍵詞]文秘工作；文書檔案；管理；一體化

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.14.142

[中圖分類號]C931.46 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）14-0-01

1 文秘工作和文書檔案管理工作的關(guān)系

這兩種工作是有一定聯(lián)系的，并且又在一定程度上相互獨立。在日常的工作任務(wù)中，文秘工作和文書檔案管理工作有所不同。但這兩種工作的主體都是公文，公文出自文秘工作中，而檔案的形成也是從公文中提取的。文書檔案就是公文的續(xù)集，從這些方面來看這兩種工作又是緊密聯(lián)系的。如果想把檔案的工作做全面，就必須從對公文的嚴(yán)格要求做起，公文處理是檔案工作的基石，它的好壞很大程度上會影響到文書檔案的好壞，所以說文秘工作是促成這兩種工作走向一體化的關(guān)鍵所在。

隨著信息技術(shù)的不斷進步和發(fā)展，檔案的管理工作正向著文檔一體化的管理模式發(fā)展。這種管理模式是從這兩種工作的大局出發(fā)，在公文的生成、制發(fā)、歸檔、管理等工作中全部使用電腦的管理系統(tǒng)。這就要求各個相關(guān)部門對檔案的錄入和輸出都按照統(tǒng)一的格式進行。這樣就方便了管理，減少了許多重復(fù)工作，節(jié)約了時間、財力、人力，使這兩種工作更加規(guī)范，從而滿足現(xiàn)代化的要求。

2 文秘工作和文書檔案管理工作存在的問題

在這兩種工作的日常運行過程中，都是各自負(fù)責(zé)自己的工作內(nèi)容，這種制度在一定程度上使這兩者間的距離越來越大。文秘工作對文書檔案管理工作的內(nèi)容不明確，而文書檔案管理工作在工作中也不會考慮到文書工作的內(nèi)容，最終導(dǎo)致在公文的格式及管理方法等方面存在很多不規(guī)范現(xiàn)象。

2.1 文種使用不清，公文格式、附件不規(guī)范

公文是非常規(guī)范的一種文體，我國也出臺了相應(yīng)的法律規(guī)范對其制發(fā)、使用等環(huán)節(jié)進行了規(guī)范，起到了一定作用，在一定程度上提升了公文質(zhì)量。但也存在一些問題，如有的工作人員分不清公文的“請示”和“報告”這兩種不同文種。在許多時候混用這兩種公文，影響公文的受理和本身作用的發(fā)揮。再者就是許多公文附件在制發(fā)的過程中，沒有在正文中對附件進行標(biāo)識，出現(xiàn)多個附件時沒有對附件進行編號。還有就是在公文的格式上也存在許多不規(guī)范現(xiàn)象。這些都影響了公文的受理、傳遞、規(guī)范化和管理等工作。

2.2 版記不全面，辦理程序不規(guī)范

文書工作和文書檔案工作實現(xiàn)連接就是通過版記進行的，但許多文秘工作卻對其不加以重視，出現(xiàn)一些公文沒有印發(fā)部門和時間等現(xiàn)象。另外，文秘工作在選用主題詞時，理所應(yīng)當(dāng)?shù)匕压臉?biāo)題的一部分作為主題詞。再者就是在許多公文辦理工作中存在不規(guī)范現(xiàn)象，例如，越級簽發(fā)、沒有對公文進行登記就簽發(fā)等，這些都會影響到文書檔案工作的質(zhì)量。

2.3 歸檔資料不完整、編號不規(guī)范

在傳統(tǒng)的歸檔工作中，一般都是將公文原稿或者修改稿同最終稿進行裝訂存檔。但隨著信息技術(shù)的發(fā)展，開始使用電腦進行存檔工作，這使得存檔工作一般只有定稿，缺少原稿、修改稿，造成歸檔資料不完整。還有就是一些公文因為沒有及時登記出現(xiàn)漏編、錯編甚至重編的現(xiàn)象，造成公文編號不規(guī)范。

2.4 用紙不達(dá)標(biāo)、裝訂不規(guī)范

紙張大小、型號不統(tǒng)一，導(dǎo)致在裝訂時出現(xiàn)掉頁等情況，影響公文的整體美觀。另外，對公文的用紙質(zhì)量控制不嚴(yán)格，一段時間后出現(xiàn)字跡不清晰等情況，嚴(yán)重影響公文質(zhì)量。

2.5 材料字跡不清晰、存檔資料不全面

許多記錄資料字跡不清楚，不方便長時間保存。還有一種情況就是一些工作人員為了一時方便，將自己唯一的資料交給上級，導(dǎo)致部門內(nèi)部資料減少。

2.6 移交資料不及時

因為日常的公文及其他工作任務(wù)比較繁忙，導(dǎo)致移交資料不及時，給檔案管理工作造成了不利影響。

3 實現(xiàn)文秘工作和文書檔案管理工作一體化的措施

3.1 強化文檔相關(guān)人員的管理意識

為避免文秘工作和文書檔案管理工作出現(xiàn)問題，確保檔案管理質(zhì)量，必須提高這兩個部門相關(guān)工作人員的管理意識。在完成本部門工作任務(wù)后多了解另一個部門的工作，提高自身工作意識，為實現(xiàn)這兩種工作向著一體化發(fā)展打下基礎(chǔ)，使文檔一體化管理工作更加規(guī)范。

3.2 強化公文全過程的管理工作，樹立質(zhì)量意識

首先，相關(guān)工作人員要有很強的質(zhì)量意識，在公文的制發(fā)、編制、歸檔等工作中注重其質(zhì)量。保證公文更加規(guī)范。全面詳細(xì)地了解公文的格式、要求等，避免出現(xiàn)一些不必要的錯誤，給檔案管理工作帶來麻煩。

3.3 加強公文的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

要想實現(xiàn)這兩種工作的一體化，就必須注重日常工作的標(biāo)準(zhǔn)化。這會使公文使用、歸檔、管理等環(huán)節(jié)更加便捷，不存在標(biāo)準(zhǔn)不一樣的麻煩。

3.4 強化文秘工作中的文書立卷工作

文書立卷是文書處理的最后一個環(huán)節(jié)，是檔案工作開始的起點。所以說文書立卷是一項非常重要的工作，對于促進文檔一體化有著非常重要的意義。

主要參考文獻(xiàn)

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[2]余紅梅.如何做好文秘工作與檔案管理工作的規(guī)范銜接[J].陜西檔案，2007（5）.

[3]任愛英.用信息化實現(xiàn)文秘工作與檔案工作一體化[J].企業(yè)經(jīng)濟，2004（6）.

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